Einde papieren archief in zicht: digitaal opslaan toegestaan

 
 
 Einde papieren archief in zicht: digitaal opslaan toegestaan
“Het onderhouden van papieren dossiers voor 15 jaar brengt kosten met zich mee en is niet langer van deze tijd.” Zo concludeerde het rapport ‘Minder regels, meer zorg’ dat in 2015 werd uitgevoerd in opdracht van onder andere de Apotheekhoudende Afdeling van de LHV en de KNMP.

Het digitaal opslaan van recepten, dagrapporten, signaallijsten en aanvullende informatie is toegestaan. Wanneer het digitale archief aan de juiste eisen voldoet, mag het papieren dossier de deur uit. De Inspectie (IGZ) is ook akkoord dat de apotheekhoudende huisarts het papieren dossier digitaliseert.

Het is verplicht om recepten, dagrapporten en signaallijsten, samen met aanvullende informatie gedurende 15 jaar te bewaren. Hoe het digitaliseringsproces wordt ingericht, is niet vastgelegd. Belangrijk is dat het dossier alle relevante informatie bevat en de inhoud gedurende 15 jaar terug te vinden is door middel van een zoekfunctie. De ervaring van IGZ is dat het scannen/ digitaliseren in de praktijk niet altijd goed uitpakt.

Hierbij een aantal aandachtspunten:

  • de scan moet van voldoende hoge resolutie en kwaliteit zijn;
  • als het voor de beoordeling/ interpretatie van gegevens in kleur van belang is dat kleuren zichtbaar zijn, moeten de scans ook in kleur zijn;
  • er dient een goede, leesbare back-up te zijn van het digitale archief;
  • de scans moeten volledig/compleet zijn (vaak blijken delen weg te vallen, achterzijden ontbreken of papier is niet goed in de automatische papierinvoer geladen);
  • het digitale dossier moet niet alleen goed ontsloten/terug vindbaar zijn maar de beheerder moet gedurende minimaal 15 jaar ook beschikken over de technische middelen om het te (laten) lezen;
  • het gescande papier is privacy afval.

Scannen

Een aantal AIS leveranciers voorzien in een scanfunctie voor het systeem, maar er zijn ook losse scanprogramma’s voor o.a. recepten op de markt. Vraag bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden.

Wat kunt u digitaliseren?

Recepten en alle bijbehorende relevante informatie
Uitgangspunt: alle informatie die voor de digitalisering op papier werd bewaard zoals

  • Afhandeling van medicatiebewakingsmeldingen
  • Dagrapporten
  • Bijlage 2 formulieren
  • Artsenverklaringen
  • Toekennen machtiging
  • Overdrachtsinformatie
  • Bereidingsprotocollen

In de bijlage vindt u informatie over de voorwaarden waaraan het digitale dossier moet voldoen en welke kwaliteitscontroles u kunt uitvoeren.

Vragen? Neem contact op met de Apotheekhoudende Afdeling van de LHV via apotheekhoudendeafdeling@lhv.nl of via 085 04 80 000